Правильные настройки Телеграма

У меня в Телеграме половина рабочей жизни (другая половина — в почте, трекере задач и онлайн-документах) по всем проектам, при том что проекты эти могут быть вообще не связаны между собой и делаться разными командами. При этом я всегда знаю, когда мне туда написали что-то важное, не теряю чаты и сообщения и почти на всё своевременно отвечаю. Если кто-то говорит вам: «пиши мне в WhatsApp, в Телеграме много мусора, у меня там сообщения теряются», кидайте им ссылку на этот текст. Тут я расскажу, как настроить и использовать мессенджер так, чтобы он был эффективным помощником, а не свалкой и источником раздражения.

Если эту ссылку вам кто-то прислал, но вы не знаете, что это за сайт и кто такой автор, то подпишитесь на мой канал, там еще много всего: https://t.me/thedf.

Расставьте приоритеты

Эффективная работа с Телеграмом начинается с договоренностей и четких правил. Ваши коллеги и партнеры должны знать, что писать сюда следует только тогда, когда вопрос срочный и может быть решен сразу же, а для всего, что требует вдумчивой работы и на что можно отреагировать позже, есть более медленные каналы коммуникации — в первую очередь электронная почта. Если вы работете с почтой правильно, то у вас во Входящих задерживаются только те письма, на которые требуется ваша реакция, так что письма, в отличие от чатов в телеграме, не теряются. Если кто-то написал мне в Телеграм с рабочим вопросом, который я не могу сразу решить, я прошу продублировать вопрос на почту.

Настройте уведомления

Общая идея состоит из двух частей: 

• 1. Пуш-уведомления должны приходить только тогда, когда с большой вероятностью вам действительно необходимо мгновенно прочитать сообщение, то есть в срочных и важных случаях. 

  2. Если рядом с иконкой Телеграма горит красная цифра — значит, там точно есть что-то важное, что вы еще не прочитали. Если нет – спокойно занимайтесь своими делами, ничего критичного вы не пропустите. Бóльшую часть времени у меня красной цифры рядом с иконкой нет.

Вот какие настройки позволяют этого добиться:

• Уведомления из личных переписок и рабочих групп: оставляем по умолчанию включенными. Из всех групп, кроме рабочих, а также из рабочих групп, которые вам необязательно читать в реальном времени — выключаем отдельно.

• Уведомления из каналов: по умолчанию выключаем. Если есть какой-то важный канал, из которого вам важно получать новости сразу же — включаем отдельно.

• Уведомления об историях и реакциях выключаем — их нет никакой нужды просматривать немедленно.

• Счетчик на иконке (красная цифра) означает непрочитанные чаты и каналы, а не отдельные сообщения. Если горит цифра 3, то это значит, что у вас есть три разных важных чата с непрочитанными сообщениями (личные переписки, группы, каналы), а не 3 новых сообщения в одном чате. 

• Выключаем уведомления о новых контактах, которые присоединяются к Телеграму.

Настройте папки

Создайте папки и назовите их с помощью эмоджи (текстовые названия занимают больше места на экране). Мои папки можно увидеть на скриншоте ниже: 👥 — личные переписки, 💼 — рабочие чаты по основной работе, 🎓 — преподавание (чаты со студентами и коллегами, вместе с которыми читаем курсы), 🌍, 🍷, 👨‍🏫 — чаты и каналы по разным другим проектам.

Архивируйте всё, что необязательно читать

Общая идея: в основном списке чатов то, что вам обязательно нужно прочитать сейчас или потом, остальное бескомпромиссно отправляется в архив. То, что нужно прочитать сейчас, отправляет пуш-уведомления. Чаты и каналы, таким образом, бывают трех видов:

1. «Важно и срочно»: личные переписки, ключевые группы и важные каналы, из которых вам нужно получать информацию немедленно. Они остаются во Входящих, уведомления включены.

2. «Важно, но не срочно»: полезные чаты и группы, которые вам нужно читать, но без срочности, а когда удобно. Уведомления из них выключены, Они остаются во Входящих с выключенными уведомлениями.

3. «Просто интересно»: каналы и группы для развлечения или общего развития. Их нужно архивировать — так они пропадут из основного списка чатов. В Архив вы будете заходить, когда есть свободное время, и если там что-то пропустите, ничего страшного не произойдет. Иногда, просматривая Архив, я вижу группы и каналы, которые мне уже неинтересны — и мгновенно отписываюсь.

Если вы раньше ничего не архивировали, то необязательно сейчас садиться и весь вечер заниматься  этим: просто постепенно отправляйте в архив всё, что оказывается вверху списка, но вы понимаете, что оно вам тут не нужно. На скриншоте видно, что у меня 520 непрочитанных сущностей (в основном это каналы) в архиве, ну и ничего страшного. 

Рабочие чаты по проектам, из которых вам необязательно мгновенно получать уведомления, можно добавить в папку проекта и тоже архивировать: так они исчезнут из общего списка чатов, но если в них будут непрочитанные сообщения, то серая цифра загорится рядом с названием папки, и вы зайдете туда тогда, когда будет удобно.

Используйте Избранное

Чтобы не потерять важное

В телеграме, если вы не прочитали что-то в чате сразу, то, вероятно, вы это уже не увидите, потому что оно улетит вниз и будет погребено под другими сообщениями и чатами. Лучший способ не потерять информацию, к которой вам нужно вернуться позже (например, сложный вопрос коллеги или ссылка на интересную статью или ролик, которые читать/смотреть сразу неудобно) — переслать сообщение в Избранное (Saved Messages).  

Я делаю так в течение дня и обычно вечером выделяю 10-15 минут на проверку этого чата:

• удаляю всё, что утратило актуальность;

• вопросы и задачи, которые требуют работы над ними, переношу в таск-менеджер или почту (да, иногда сам себе пишу письмо);

• интересные материалы, которые можно прочитать позже, помечаю тегами или переношу в приложение Instapaper (альтернатива — лист для чтения в браузере), чтобы прочитать  потом на выходных или в самолете.

Чтобы делать напоминания себе

Если нужно о чем-то не забыть (например, позвонить Васе в 16 часов), то я пишу отложенное сообщение в Saved Messages, и оно приходит как напоминание тогда, когда нужно.

Для черновиков важных сообщений

Если сначала написать пост в Избранное, а потом переслать в канал или чат, то оно придет просто как новое сообщение, а не как пересланное откуда-то. Такой можно заранее посмотреть, как выглядит пост, и проверить там всё, прежде чем его увидят другие читатели.

Отправляйте сообщения с уважением

Ставьте отложки

Если не нажимать на кнопку «Отправить» сразу, а подержать на ней палец, то откроется окно отправки отложенного сообщения. Я настраиваю отправку несрочных сообщений на то время, когда получатель их, скорее всего, прочитает с удовольствием, а не с раздражением. Например, несрочные рабочие сообщения лучше отправлять в рабочее время (с учетом часового пояса, если у вас распределенная команда), чтобы не отвлекать коллегу вечером или в выходной. 

Пишите сообщения без звука

Кроме отложенных сообщений, можно писать сообщения с функцией «без звука».  Так оно придет сразу, но телефон получателя не завибрирует. Я использую эту функцию, когда пишу что-то несрочное, с чем получатель может без проблем ознакомиться позже, когда заглянет в телефон для чего-то еще.

Не пишите «Привет» отдельным сообщением

Подробности этой рекомендации тут.

Советы по интерфейсу

Используйте закрепленные чаты и сообщения

Закрепленные чаты, группы, каналы — те, в которые я пишу чаще всего, они всегда вверху списка. Закреплять можно не только в общем списке, но и внутри папки.

Закрепленные сообщения в чатах — те, информация из которых часто нужна (например, инструкция для новых коллег, какие-то важные ссылки и т.п.). В личных чатах сообщение можно закрепить для себя, а можно — для себя и собеседника.

Переключите интерфейс на английский 

Чтобы сделать скриншоты к этому посту, я специально переключил интерфейс на русский, но обычно Телеграм и многие другие приложения у меня на английском. Во-первых, английский для них родной, а во-вторых, в нем слова короче, так что больше интерфейса помещается на экран. 

Что еще?

Если у вас есть какие-то лайфхаки, про которые я здесь не указал, пишите и я их добавлю с благодарностью. Когда вы мне напишете, иконка приложения у меня будет выглядеть так: